摘 要：为了提升企业内部控制的效果，本文主要对档案管理在企业内部控制中的应用进行研究，文中先分析了企业档案和控制重点、档案管理在内控中的作用，之后分析了存在的问題，并提出了优化措施，包括清楚内控环境中的档案管理目标;优化档案管理系统;借助信息化平台，规范成本控制;增加投入;注重人才引进及培养，提升人员的专业性，希望可以为有关人员提供参考。
关键词：档案管理;企业;内部控制
内控就是对企业生产经营及管理进行控制，确保资产安全性、财务报告和有关信息的可靠性及真实性，增加企业的效益，促进企业的健康发展。内控中的信息可靠性，和档案管理具有紧密的联系。企业应该充分认识到，档案管理和内控间的关系，采取合理的措施，加强档案管理工作，充分发挥出其在内部控制中的作用，提升企业的竞争力。
1、企业档案和控制重点分析
结合企业内部控制的发展情况，无论在哪个阶段，都强调企业记录和其保存的意义，就是突出档案行为的作用。完整的记录以及有效的档案系统，也是企业的有效管理依据及控制方式。管理层在内控工作中需要考虑对于企业目标达成影响范围最广、发挥作用最大以及弊端最多的重要节点，着重考虑及选择关键的业务活动或环节、成本费用项目、重要的资源及要素，档案在内控中的作用发挥就体现在这些关键点上[1]。从下面的图1中可以看到企业内控关键点，从图2中可以看到档案和相关控制点的关系图。可见，档案类型主要聚焦在企业管理过程及方面。
2、档案管理在企业内部控制中的作用
首先，能够为内控工作提供完整、可靠的记录。档案管理属于企业管理中的重要组成部分，是对相关工作的记录，包括数据及文字，其中涉及到内控过程的相关信息，有效地体现了内控过程是否与相关的法律法规相符，能够为战略落实、组织决策以及运营工作的开展提供有效的依据[2]。当相关部门审计以及核查企业资金应用情况时，可以发挥出档案的原始凭证作用，为检查机构提供可靠的文件及资料，证明资金使用是符合相关法律法规的。在对责任事故进行处理时，可借助档案资料，找到有关的证据，结合已有的制度及流程，拟定处理以及处置方案，规范的追究有关人员的责任。其次，能够发挥评价监督的效用，方便企业强化监管工作。完整、规范、可靠的档案资料，能够帮助企业及时发现运营中产生的风险，并采取合理的控制措施，尽可能的规避风险和减少其带来的损失。基于全面的档案信息，企业档案部门能够了解内控运行状况，与企业中的内部审计机构一起进行风险自评，结合结果制定有针对性的整改方案，并且监督相关责任部门的整改状况，把整改结果反映给有关管理部门，为绩效考核提供依据。档案管理部门在内控中和相关部门之间可以建立相互制约及监督的关系，提升企业的监管及内控水平。
3、档案管理和内部控制之间的关系
第一，能够证明内控活动符合相关的法律法规。档案管理可以帮助内控证明活动运营是合法的。档案记录保存了企业结合法律法规进行的相关业务活动的记录，带有法律凭证的作用[3]。如果企业忽视了档案的证明作用，就会给企业带来损失。第二，健全监督控制。部分企业为档案管理部门给予了新的职能，即参与内部风险评价监督，给内外审计机构提供有效、完整的规范运行资料。监控是企业内控中不可或缺的一部分，健全的监控体系，可以最大程度地减少风险。比如国家环保部门提出要针对重点企业实施核查工作，一家企业档案管理部门就体现了内控监督的效用，组织制定了迎检方案，查证了有关运行台帐以及档案资料，自我评价环保情况，督促相关责任部门针对不符合的项目进行整改，将整改的进度以及成效体现在月度及年度考核系统中。再次，能够规范档案管理要求。内控工作中的相关工作，如信息沟通、风险评估等，要求具备可靠、真实的活动信息。档案部门是企业中各项信息的一个整合点，在内控中具有重要的作用，因此，对档案管理进行规范，是强化内控工作的要求[4]。但是一些企业在档案工作中的问题较多，比如缺乏细致的管理方法，方法不够规范等，并未对档案资料划分类型，甚至存在丢失的问题。这些问题的存在，反映了企业对于档案工作缺乏重视程度，管理呈现出无序的状态，使得档案信息的真实性及可靠性无法得到保障，可能会泄露企业中的关键信息以及机密，提升内控风险产生的概率，不利于企业的发展。最后，能够优化档案管理的模式。为了提升内控工作的水平，就要优化档案管理工作模式。以往的管理方式已经无法适应当前发展的要求，主要体现在：档案管理方式受到了影响，管理模式的效率及效果不理想，比如一些企业应用传统的管理模式，反映出了较多的问题，企业中出现了很多的电子档案，却依然使用传统管理方式，给管理运营带去了消极影响。随着市场经济和企业制度的发展，需要构建动态优化、管理合理、权责清楚的现代内控体系，对此，需要对档案管理的模式进行优化。强化档案管理工作，可以促进内控工作的落实，内控发展可以提升档案管理的水平，因此，二者之间具有紧密的联系，是相互作用和促进的。
4、档案管理在企业内部控制中应用存在的问题
第一，档案管理和内部控制的联系不足。现阶段，企业中的一些档案管理部门注重记录经营活动信息，但是缺乏针对性，并未结合企业经营情况以及方法，制定相应的管理规范，无法为内控提供有效的引导。第二，档案管理方式落后。档案资料虽然具有重要的价值，但是需要注意的是，并非是所有的档案资料都有价值，这就需要在管理中合理的筛选有价值的档案信息。为了发挥档案管理在内控中的作用，就要做到有侧重点、保管安全以及方便查询。现阶段，一些企业依然沿用传统的管理方式，电子化及信息化水平较低，不便于查找档案资料，导致档案的利用率不高，容易出现丢失的情况[5]。除此之外，在管理工作中，缺乏合理的分类，使得管理的效果受到了消极的影响。第三，资金投入有限，人员业务能力不足。档案管理工作的开展离不开资金及人才保障，这是提升工作有效性及规范性的基础和保证，对于内控规范性具有重要的影响。然而一些企业由于预算缺乏，导致投入档案管理工作中的资金有限，限制了工作的高效开展。另外，一些档案人员缺乏较强的业务能力，无法及时有效的解决工作中的问题，限制了档案在内控中的作用发挥。部分企业甚至并未安排专业的人员负责档案工作，使得缺乏统一的管理标准，档案管理不连续。要想改善现状，企业就要增加对工作的投入，优化资源配置，构建规范、有效的档案管理体系，提升内控的水平。
5、档案管理在企业内部控制中的应用策略
5.1清楚内控环境中的档案管理工作目标
为了优化档案管理的效果，在工作实践中可以与内控工作实施融合，在内控环境的前提下，记录关键的信息，确保收集到的档案是真实、完整的。在收集以及管理档案时需要具备针对性，档案资料应该真实的体现相关经营活动的情况，而非是对整个工作及经营过程的记录，更好的发挥出档案在内控中的作用。企业应该依据内控环境及目标，划分档案类型，分别进行管理，利用档案考察内控工作的落实状况，及时发现工作中的不足及问题，依据内控要求进行纠正和解决[6]。
5.2优化档案管理系统
健全的档案管理制度，能够为工作实践提供依据和约束，因此，企业应该建立管理制度，并且坚持对其进行完善，针对各个部门、工程项目以及实际需求，有目的性的建立档案管理系统。具体来说，第一，企业应该在和安全目标管理制度衔接的情况下，建立档案安全指标体系，清楚安全管理、信息收集等要求，制定合理的档案安全收集和管理工作计划，把责任落实到部门及岗位上，清楚划分档案资料收集及上报职责。第二，企业需要结合不同部门及项目的要求，加强电子化档案管理，进一步细化管理过程，为内控提供有效的档案管理方法。
5.3借助信息化平台，加强成本控制
对工作实施信息化创新管理，除了要管控不同类型的档案之外，还要注重档案管理的成本控制工作，其是档案管理工作中的构成部分，同样是内控环境建设中的一部分。企业需要提升档案管理信息化水平，注重档案信息化创新中的成本，把握好细节方面，健全成本控制体系，加大成本控制的力度。运用信息化的传播途径及沟通方式，综合考察及分析不同类型档案需要的成本，细化相关部门档案管理工作的预算，大概掌握不同部分档案管理的收入及支出状况，及时分析未来内控及管理的情況，做好市场调查研究，有效的收集及分析档案，确保企业可以适应市场发展要求，提升成本预算的有效性。
5.4增加档案管理工作的投入
企业需要结合内控环境发展，及时优化档案管理条件，促进档案管理工作自动化的提升，提高内控效率。企业应该设置单独的资料室，用于整理档案资料，提升档案的利用率。还要给档案室中配备有关的设备，如空调、打印机、档案专用柜、计算机、专用库房、专用软件等等，为档案的储存奠定良好的基础，促进信息化建设。企业需要结合档案资料变化情况，及时地对设备进行更新和升级，应用更加安全、反应效率更高、存储量更大的设备，满足档案储存要求，提升内控工作的效率。
5.5注重档案管理人才的培养和引进，提升人员的专业性
信息化时代背景下，对档案工作人员提出了新的要求，作为档案管理工作的落实主体，其素质水平关系到工作的开展效率及效果，因此，企业应该重视提升工作人员的专业性，通过引进人才及培训人才，提升档案管理人才队伍的整体水平。企业要组织现有的档案管理人员实施教育培训，让其及时了解最新的专业知识、工作方法，掌握有效的工作经验和技巧，促进其和企业中其他人员间的联系，提升档案管理人员对于工作的认知水平。除此之外，企业需要结合档案管理需求，加强人才引进，提高招聘标准，确保招聘的档案管理人员符合岗位对人员提出的要求，为档案管理工作队伍加入新鲜的血液，为内控环境优化提供支撑。
结语
综上所述，档案管理和内控间的关系紧密，企业在现代化建设和发展中，应该提升对档案管理工作的重视程度，确保各项活动信息的可靠性及真实性，采取多样化的措施，优化档案管理工作，完善管理机制，提升内部控制的水平，促进企业的健康发展。
参考文献
[1]陈彦.浅谈企业内部控制管理下的档案资源建设[J].机电兵船档案，2021（06）：43-45.
[2]刘希娟.强化档案管理在国有企业内部控制环境构建中的作用[J].城建档案，2021（09）：77-78.
[3]王复乾.强化档案管理在国有企业内部控制环境构建中的作用[J].黑龙江档案，2020（03）：51-52.
[4]殷欣.浅议如何通过企业内部控制实现有效的档案管理[J].机电兵船档案，2016（02）：41-42.
[5]赵盈华.试论企业档案管理部门在企业内部控制中的评价监督职能[J].机械设计与制造工程，2013，42（06）：45-49.
[6]覃兆刿，罗琴.企业内部控制与企业档案管理的相关性分析——基于《企业内部控制基本规范》的档案话题[J].档案学研究，2012（02）：35-38.
作者简介：张萍（1991.5-）， 女，湖南吉首人，土家族，助理馆员，本科，研究方向：公司文书档案管理。
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