金一清
（丽水学院图书与信息服务中心，浙江 丽水 323000）
档案管理工作对一个单位的发展具有非常重要的作用，对高校也是如此。高校档案记录了高校发展的过去、现在，在某种意义上也预示着高校发展的将来。无论对高校的发展进步还是对本校的师生、校友都有比较重要的价值。自新世纪以来，我国许多地方的中专学校通过升格、合并等方式成为了大专，甚至是本科院校。地方高校大量涌现，推动我国高等教育加速迈入大众化阶段。但是，这些新出现的地方高校由于起步较晚，起点较低，各方面基础比较薄弱，服务师生与地方经济社会的能力总体来说还比较弱。当然，这些地方高校的档案工作也面临着相同性质的问题：档案馆规模较小，人员较少，基础设施较差，服务方式比较单一，服务能力较弱。近些年来，随着国家经济社会的不断进步，人们的档案意识也在逐渐地增强，党和国家也越来越重视档案事业的发展。早在浙江工作时，习近平总书记就高瞻远瞩地提出档案工作“三个走向”“四个得以”的重要论述，把党对档案工作的认识提高到了新的高度，为做好新时代档案工作提供了根本遵循[1]。档案是高校发展的历史留存，是高校管理工作各方面的真实记录，已逐步成为高校获取全方位信息服务的重要支撑，为高校的教学、科研、行政管理等提供完整、系统的档案信息资源，是高校传承历史文化的重要基础[2]。同时，因为档案记录了高校发展的资料，通过对高校档案资料的分析，既可以发现学校在发展过程中的长处与优势，也能够诊断出问题之所在。因此，在新时期，如何提高高校的档案管理水平，使之顺应时代发展，让它更好地服务师生、高校自身以及社会大众，是高校档案管理部门和档案工作者面临的根本问题。对于地方高校而言，这个问题显得更为紧迫和重要。
目前，高校尤其是地方高校的档案管理工作存在着较多不足，与当今高速发展的时代需求有着很大的差距。笔者在高校档案部门的多年工作实践中，发现地方高校档案管理工作普遍存在着以下一些问题。
（一）档案工作普遍被边缘化
现在各高校之间竞争十分激烈，各地方高校为了在激烈竞争中占据不败之地，使出浑身解数，专科升本科，学院升大学，热衷于引进博士，申报国家课题，申报硕士点与博士点。当然，地方高校注重内涵式发展是对的，但是大多数地方高校，无论是学校领导，还是普通教师员工，都没有充分认识到高校档案工作对学校发展的重要作用，档案工作受重视程度较低，其工作基本被边缘化。大多数高校都认为它只不过是学校的一项次要性、辅助性工作，只要求学校档案资料保管好别弄丢就没事了。“申请经费屡屡受挫，进人进编难上加难”，这是笔者认识的几位地方高校档案馆负责人聊档案工作时的共同感慨。因为地方高校档案工作普遍不受重视，因此也很少有地方高校把学校档案工作纳入到学校的整体规划中，在人力、财力、物力上都不愿过多投入，严重阻碍了地方高校档案事业的发展，档案工作也始终无法摆脱相对被动的局面，档案各方面的潜在价值无法充分发挥，也在一定程度上阻碍了地方高校的发展。
（二）档案工作者综合素质较低
无论对于什么工作，人才都起着决定性的作用。高校档案工作者的综合素质，也决定着高校档案管理工作的水平与档案的开发利用程度。虽然现在地方高校都基本已经建立了档案馆或者档案室，但是档案工作者的素质却是十分堪忧。2021年底，笔者对6所地方高校档案馆工作人员职称情况进行了调查，结果发现：地方高校从事档案工作的人员大多职称较低，以初级和中级职称居多，而高级就比较少，正高级职称则基本上是空白。这6所地方高校档案专业高级以上职称所占比例，与该校高级以上职称平均占比相比较，明显偏低（见表1）。另外，据笔者了解，许多地方高校的档案工作人员中有相当部分人员是非科班出身，而是其他部门转调而来，这也是限制其专业水平和综合素质提升的重要原因之一。
因为这些档案工作人员的专业水平较低，所以让他们从事档案专业化管理就显得比较困难。同时，现代新技术革命浪潮突飞猛进，传统的档案工作要顺应信息化的潮流，档案工作的数字化、电子化势在必行。但是，即使是科班出身的档案专业工作者，如果缺乏网络信息技术的知识与能力，也难以完全适应新时期档案工作的需要。因此，当务之急是提升高校档案工作者的综合素质。
（三）主动服务社会意识不强
一直以来，我国高校档案工作者对档案素来有“重藏轻用”的思想，致使高校档案的开发与利用工作远远落后于实际工作的需要，档案的价值远不能得到充分有效的发挥。而且，以往高校档案服务主要是向内，即对本校的师生服务，很少对外界开放。近年来，随着高校社会服务职能的凸显，以及人们依法用档观念的增强，社会各界对高校档案服务社会也更加重视。但是受长期以来保证档案安全与为学校管理工作服务的旧观念影响，大多数地方高校档案管理部门缺乏服务社会的主动性。平常的服务社会也只是开展一些如开具证明、资料咨询等简单业务，且通常是对方主动要求后做出的被动反应。当前，大多数地方高校对社会服务职能愈加重视，高校档案服务社会的广度、深度都较过去有大量增加，社会上用户的个人档案利用需求也逐渐增多，而传统的馆藏服务模式显然已经无法满足这种多元用户的利益需求。因此高校档案工作者应该转变观念，变被动服务为主动服务，增强服务的主动性。
表1 2021年全国部分地方高校档案工作人员职称情况调查表
（四）档案信息化建设水平较低
目前高校档案管理工作的一项重要任务就是档案信息化建设。它不仅符合当今信息化社会的大势所趋，也是提高档案利用服务水平的重要抓手。从当前大多数地方高校档案信息化建设现状来看，还存在服务平台与渠道建设不足，服务渠道和信息传递模式比较单一的问题，主要还以馆藏中心模式为主，受服务场景限制较大。在地方高校门户网站、微信公众号和微博上的档案服务多以政策宣传和服务咨询为主，缺乏资金和技术手段支撑的个性化档案服务开发。信息化建设水平较低的另一个问题是信息安全防护能力不足，师生的学籍、科研档案存在泄密风险，这也提醒各高校要在做好档案服务社会工作的同时牢守档案安全底线[3]。当前许多地方高校档案信息化建设水平比较低，这不仅造成地方高校档案工作与时代发展需要相脱节，也阻碍了高校档案资源价值的充分发挥。
高校档案管理工作是为高校的发展与社会的需求提供服务。提升档案资源的利用率，发挥好档案管理工作的作用，可以更好地促进地方高校的发展。在数字化时代，高校档案管理工作要利用好时代契机，创新与优化档案管理工作，满足高校发展与社会的需求。笔者以为，要提升档案工作服务能力，地方高校可以采取以下措施：
（一）转变观念，提高思想认识
在当前信息化背景下，传统的档案管理模式已经难以完全适应信息化社会与高校的实际情况。为了让高校档案工作契合高校实际工作需要，地方高校与档案管理人员必须转变传统思想观念，充分认识档案工作在高校办学、育人和科研上的重要价值，并把该项工作纳入学校的总体发展规划中，贯穿到每个年度工作计划与考核体系中去，加大对档案工作人力、财力与物力的投入力度，提升高校档案工作软硬件的基础设施建设，提高档案工作人员的积极性与创造性。档案管理人员要正视档案工作中存在的问题，重视服务对象的需求，不断提高服务工作的隐私性与可靠性，提高档案管理工作的水平。总之，地方高校与档案管理人员应通过转变观念，努力营造全校上下重视档案工作的氛围，让学校档案工作为提升学校的办学、教书育人和社会服务水平发挥更大的作用。
（二）提升档案工作人员的综合素质
在信息化社会时代背景下，高校档案工作的信息化建设是大势所趋和当务之急。而信息化技术涉及多个方面，主要包括计算机技术和网络技术等。所以，高校档案工作的信息化建设要求具备一批既有档案专业知识，同时又掌握计算机网络技术的“多面手”。地方高校可以根据档案工作的实际需要，引进一批这样的“多面手”人才，提升档案工作水平。另外，地方高校档案管理部门可以组织档案工作人员进行全面的培训，也可以（包括对兼职档案员）开展多层次、分类别的短期培训，引导档案工作人员努力学习信息化技术，提升自身素质，提高工作效率。另外，还可以加强与兄弟档案馆、兄弟院校档案部门之间的交流联系，采取“走出去”和“请进来”相结合的办法，学业务，苦练内功，增强本领，提高服务水平。
（三）增强社会服务的主动性
为学校师生和社会服务是高校档案工作的最终目的，也是高校档案工作的不竭动力。高校要改变长期以来被动服务的局面，增强档案服务的主动意识。要摒弃“重藏轻用”的旧观念，在做好档案收集与保管这个基础工作的同时，加强对现有档案资源的二次开发与加工，发掘与提升馆藏档案价值，创造出一批具有较高质量与较大价值的编研材料[4]。即通过深入挖掘学校档案的内在价值，让档案“活”起来，把档案“用”的功能充分发挥出来。同时应围绕用户需求，全面盘点和优化当前的档案服务流程，更好地满足用户的需求。要做好档案服务与开发利用的中长期规划，增强高校档案服务社会的水平。另外，高校要加大档案服务的宣传力度，通过与媒体加强合作，利用它们通达便捷的传播渠道，向社会各界宣传国家的档案政策、高校档案服务的内容和流程，以唤起和提高人们的爱档与用档意识。地方高校档案部门也可以在每年的重大纪念日、重要节假日，围绕某个主题，经常性地开展档案展览活动，宣传学校档案工作，普及大众的档案意识。
（四）加强档案管理工作的信息化水平建设
在信息化的时代背景下，地方高校要迎难而上，抓住机遇，着力推进档案工作的现代化建设，提高档案工作的信息化水平。为此，地方高校要加大投入，给档案部门配备扫描仪、打印机，安装计算机管理系统等，将学校各种档案进行统一的录入、编号，建设统一的数据库及管理利用平台，充分发挥各种软硬件设施的作用，实现学校档案信息的归档、整理、编目、存储、管理、检索、借阅等信息化管理，提升安全性，提高管理效率[5]。同时，在立足传统的馆藏中心服务这个基础上，地方高校还应大力打造线上服务渠道：一是建立和完善档案门户网站。建设档案门户网站时，要将电子数字档案接入该系统，尽可能充实和丰富门户网站的档案资源，并注意定期更新维护。二是依托新媒体建立多元化的线上档案信息服务平台。可以组建学校档案微信公众号，让查阅者可以随时查阅需要的档案内容。微博服务渠道要及时发布学校档案服务的政策、内容和流程，并注意信息发布的时效性。另外，高校档案服务要注意保障信息安全，在向社会公众提供服务时可以采用指纹识别、人脸识别等加密技术来加强服务的入口管制，同时还要定期更新和维护软硬件系统，以弥补系统漏洞，防止因数据库遭受攻击而造成的泄密等损失。
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