冯 维
〔中国石化海南石油分公司 海南海口 570311〕
当前油品销售企业面临成品油市场饱和、竞争激烈、新能源电动车快速发展态势,销售企业需要把大部分力量投到零售工作中,坚持以客户为中心,坚持问题导向,创新基层管理机制,提升客户服务,提升市场占有率。但目前加能站仍然有相当部分账务管理工作需要利用数字化赋能实现企业高质量转型发展。实施零点自动日结,可以免去加能站员工繁琐的记账工作,解放加能站员工劳动力,集中精力投入到市场营销、对客服务上,做到专业化管理,提质增效,为打造“油气氢电服”综合能源服务奠定坚实基础,为集团公司实现全面可持续发展、迈上高质量发展提供保障。
近年来,销售企业数字化建设提速,先后完成了新加油卡系统试点、一键加油试点应用、站级一体化推广、加油机内置员工卡创新、一键到车和扫码购等系统,满足了在移动互联网时代的客户消费体验,使加能站员工日常服务客户更加便捷高效,统计核算更加精准,同时大大减轻了劳动强度,促进企业向综合能源服务商转型[1]。
与此同时,当前加能站仍然存在账务管理繁重、员工技能水平参差不齐、营业款管理风险、资金安全风险等痛点问题。部分未日结成功的站点或员工介入日结操作的站点存在人为调账的风险,没有从根本上杜绝加油站的资金管理漏洞。有些加能站记账人员精通系统结账流程,利用其中的管控薄弱环节进行日结调整,截留货款,而管理人员由于不熟悉站级系统业务,或责任心不强,未能及时发现存在的问题。
为了解决这个问题,销售企业可通过实施加能站油品零点自动日结项目,创新基层站点管理模式,在有效规避管理风险的同时,大幅提升基层员工工作效率,打造高效服务现场。
随着销售企业数字化转型快速推进,核心系统不断上线,特别是新加油卡系统改变了传统加油卡数据共享瓶颈问题,打通数据壁垒,消除了信息孤岛,为管理创新提供了良好的数字化支持基础。在新加油卡系统框架基础上,衍生出加油卡明折明扣、加油机油卡圈存、授权码加油、一键到车、电子加油卡、零点自动日结等应用系统,为公司经营提供了精准营销手段,为公司管理提供了严谨有效的管控措施,全方位提升了销售企业的竞争力。
2.1 实施加能站油品零点自动日结项目,促成管理模式创新
“加能站油品零点自动日结”的目标是要围绕“安全高效、流程可控、操作便捷”的基本原则。通过充分测试,实现简化加能站班日结流程、强化资金风险管控、提高资金清账效率、提升加能站管理水平应用目标,形成完善、规范、可复制全国推广的应用。
零点自动日结在加能站信息化建设中具有重要意义,可彻底改变加能站的运行机制和用工导向,解放加能站的劳动力,降低资金风险,提高资金清账效率,增强企业内控能力,是加能站基础信息系统的重大升级,同时能够提高基础交易数据质量,为销售企业数字转型奠定基础。
2.2 创新零点自动日结工作机制,促进基础管理提升
零点自动日结的成功实施,使加能站记账工作量大幅减少,正常情况下大部分加能站无需人为干涉数据都能自动完成班结和日结。只有在出现异常的情况下才需要人工介入,手动做账,而且大部分手动操作也较为简单。在此基础上,企业可提升管理模式,重新制定加能站和分公司工作职责,让加能站一线员工将不再处理加能站账务,不再做班结日结操作,无需处理数据差异,全心投入现场经营和客户服务工作当中,所有这些工作上移给分公司稽查岗。
要实现此目标,应分三步实施,第一步实现零点自动日结稳定,要求成功率达到98%以上,即除了加油机泵码跳变、网络故障等特殊原因,均要保障自动日结成功;第二步要提高系统健壮性,简化异常数据处理方法,开发一键处理功能,减少维护量,同时加强对分公司稽查岗培训,培养分公司业务骨干;第三步是收回加能站手工日结权限,完全取消加能站做账职责,杜绝数据篡改风险。
为达到目标,销售企业可在管控系统和零管系统共享数据的基础上进行以下辅助功能扩展。
(1)开发未自动日结站报表。此报表统计每天未日结成功的站点、简要原因、错误日志、异常损溢站点、油罐等信息,为掌握每日自动日结情况、排查故障提供了较好的手段。
(2)泵码跳变监控。此功能可多站点多任务同时执行泵码跳变检查,能快速查找各个站点泵码跳变情况以便及时处理。
(3)错误流水检查。此功能可检查网络故障、错卡流水、加油机错误日期流水、多日未日结流水及其他异常情况,以便运维人员掌握情况及时处理。
(4)日结情况汇总统计。包含自动日结成功率统计、自动日结失败次数统计、完全成功站点统计、失败原因汇总统计等多种统计报表,支持导出功能,为周报提供了依据。
(5)班次收银汇总报表。可将加能站员工整个月加油记录分时段分收款方式汇总统计,便于加能站对账缴款。
(6)检测及自动处理任务设定。置定时任务定时检测泵码跳变、错卡等异常情况,并利用钉钉消息机器人将结果推送到钉钉工作群,零点后发起支付类型回叫,自动更正错误支付类型,自动清除前台挂单等。
2.3 项目实施期间应建立双向反馈机制,及时修复程序问题,改善系统功能
(1)不断迭代优化,完善程序功能。及时梳理总结实施过程中存在的问题,逐一分析原因,研讨解决方案,落实整改措施和责任人,及时解决问题,促进此项工作快速稳健开展。研发团队不断进行程序迭代开发,修复和完善功能。通过使用-反馈-改进-再反馈多次循环,解决了取交易库存错误导致油罐交接大损大溢、POSSERVER断网后无法自动重连、加能站支付回写错误等问题,自动日结功能日趋完善和稳定。
(2)明确岗位职责,完善考核方案。召开项目组专题会和全省项目对接会,制定自动日结实施方案和专项考核方案;组建由信息、财务、零售、非油四个线条以及开发单位、本地运维商的综合运维团队,明确职责分工。
(3)建立积极有效的运维保障机制。一是节假日安排人员现场值班,第一时间处理日结中发现的问题。二是及时响应基层网点操作问题。建立省、分公司、站点三级即时通讯运维群,及时响应基层网点操作问题,并予以跟踪解决。
(4)组织线上、线下结合培训。通过实操培训,不断提高分公司稽核岗位操作技能。每周通报零点自动日结应用进度。信息管理部人员下站现场帮扶、远程协助、电话督办等,使系统自动日结成功率不断提升。
2.4 多措并举,提高自动日结成功率
试点初期,由于程序不完善、硬件故障、员工操作不规范等原因,自动日结成功率较低,为提高成功率,通过采取以下多种措施改进。
(1)落实责任人与岗位职责。由信息部牵头,公司领导主持召开零点自动日结协调会,明确了信息、零售、安全数质量和各个地市公司在此项工作上的职责,由各分公司指定专人负责每天统计和处理未日结站点。信息部每天通过视频会议对分公司进行远程指导,培养分公司自主解决问题的能力。
(2)加强部门协作,及时处理设备故障。项目实施初期频繁出现液位仪浮子卡死、电压不稳读取不到液位仪数据、加油机泵码跳变、上送交易时间错乱等情况,导致自动日结失败、损溢异常等问题。信息部应及时将问题反馈安数部、零售部等业务部门,及时处理故障或更换设备,为系统稳定运行打好基础。
(3)加强考核管理,规范加能站操作。加能站员工未按规定操作也是导致自动日结失败的主要原因之一,如小额配送临时调价未做班结、未及时清理挂单数据、零点后手动日结等。通过反复要求,电话指导,情况有较大改善,信息部将自动日结成功率列入对各分公司的比学赶帮超季度考核。
(4)建立周报机制。定期发布周报,通报自动日结情况,针对失败情况进行分析,提出下一步工作要求。
通过落实多项管理措施,自动日结成功率可显著提高。正常情况下,加能站成功率可稳定在96%左右。
一是简化加能站班日结流程,为基层减负。每日零点,系统将自动进行管控联动零管的班日结操作,两三分钟内就可同时完成全省日结,将班日结时间缩短至原来的十分之一,大幅提高工作效率,减轻了员工负担,且整个流程减少了人为干预,避免了人为原因造成的数据错误,有效提升了加能站库存交接风险防控能力。
二是强化资金风险管控,提高资金清账效率。通过零点自动日结同步加油卡系统、ERP系统、资金监管系统及银行缴款对账时间,提高了资金清账效率,减少资金不匹配情况。通过零点自动日结系统的上线,解决了困扰油品销售企业多年的站级违规问题,有效杜绝加能站账务处理弄虚作假。站级员工的精力主要是面向客户服务和商品营销,不再把精力放在日常账务处理上。同时,由于没有了数据调整权限,加油站不会再发生由于日结过程的人为参与导致的错账和假账,员工在这方面也没有能力进行账务调整,一定程度上也保护了员工。
三是提升加能站管理水平应用。系统程序的不断完善和分公司稽查人员业务能力的不断提升,自动日结成功率也大幅提高,节省加油站日常账务处理1工时/日/人/站,让加油站一线员工有更多精力投入现场经营和客户服务中去。
通过加能站零点自动日结促成管理模式创新,分公司能够第一时间获得加油站重要系统出现的问题,如异常加油流水和接卸油损益,加油机和液位仪故障,及时解决影响加油站经营的重难点问题,强化了加油站日常规范性操作,进一步夯实加油站基础管理,从而带动企业管理提升取得了良好效果。其次,降低了加能站员工劳动工作强度和技能要求,降低了加能站账务和资金方面的风险,提高了资金清账效率,减少资金不匹配情况,而且还培养了业务骨干力量,提升了各分公司业务管理水平,堵塞经营漏洞,真正做到为基层减负和基础管理提升。
零点自动日结尚存零点后不能手动班结、同一油枪同一个班次不能存在不同油价、跨零点加油卸油影响报表损益等难题。可通过优化业务流程,规范管理流程和改进软件程序来逐步消除或减小问题带来的影响。
随着加能站信息化的不断推进,数字化设备不断推陈出新,配备了智能加油机、高清摄像头、油罐液位仪等设备,相应的信息化应用系统也不断推出,逐步改变了加能站传统的管理模式。服务检查评比由现场检查转为视频监控线上检查,进货验收由计量员手动测量计算改为液位仪系统自动计算出单,卸油过程停止发油改为边卸边发等。零点自动日结更是进一步推进了加能站向智慧化、单一化发展,彻底改变加能站的记账方式,免去加能站员工繁琐的记账工作,解放加能站员工劳动力,使加能站能够集中精力投入到市场营销、对客服务上,也为下一步建设智慧加能站奠定了基础。
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