鲍群涛
摘 要：声像档案能够直接反映社会生活中的重大事件和重要信息，展现出较高的价值属性。做好其管理工作，具有重要的意义。然而随着社会发展，传统声像档案管理已难以满足时代需要和应用需求。在此背景下，先进的数字化技术在声像档案的处理与保存中得到了广泛应用。但从实际来看，以数字化为载体对声像档案进行管理的过程中，还存在些许问题，由此阻挡了声像档案的数字化进程。基于此，本文将立足实际，围绕声像档案数字化处理与保存过程中的系列问题及高效策略展开系统分析论述，以便促使声像档案管理质量得以全面提高。
关键词：声像档案；
数字化；
处理保存
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2024）05-0022-04
随着新材料、新技术的不断更新换代，传统档案逐渐被声像档案所取代成为一种被广泛应用的档案形式[1]。社会各领域声像档案类型和总体数量都在不断增加，同时人们对其应用程度和使用频率也日益提高。若仍以传统模式进行声像管理活动，在稳定性、安全性和效益方面都难以得到保障，而数字化处理、保存手段则可以有效弥补不足之处，并在多方面发挥其优势作用。对此，各单位档案部门要切实增强对档案数字化管理的重视度，并采用多元策略，促使档案管理水平不断攀向新高。
1 声像档案数字化处理与保存的内容
声像档案以影像和声音为主，涉及机关、团体、企业、事业单位等多个领域。在对声像档案进行数字化处理和保存期间，需要从以下几方面入手：一是图像材料，如新闻照片、科技照片、艺术照片、工艺美术作品照片、动植物照片档案等。在此期间，档案管理员需要借助扫描设备将纸质图像转移到电子设备中，并辅以文字说明，然后将其进行保存。二是影片、唱片、视频、录像等档案材料，如重大会议的声像、重要活动的声像、反映新工艺新材料的声像等，这部分内容需要先进行音频材料采集，然后依托计算机转换器功能推进，并对其进行分类编号，最终完成统一管理。经数字化处理与保存的声像档案材料具有更强的应用价值，既是对社会生活重大事项的记录，又属于重要的文化遗产，它能够打破时空和文化的诸多界限，将独具价值的信息内容以直观形象的方式呈现出来。
2 声像档案数字化处理与保存过程中的问题
2.1 数字化管理意识较薄弱
声像档案数字化处理与保存是一项繁重的任务，需要专业人才、技术及大量时间来实现。从实际来看，部分企业单位对于声像档案的数字化管理水平还处于薄弱阶段，究其原因，很大程度上是由于单位主体及档案部门未能看到其价值所在，认为数字化管理体系的建立对于档案工作的优化和单位发展不能起到关键作用。思想层面上对数字化档案处理与保存的重视程度较低，由此忽视对档案管理人员的培训、业务指导、技术发展，也不愿投入更多经费来进行技术设备的引进，从而导致声像档案数字化进程难以推进。
2.2 数字化管理制度不健全
声像档案数字化处理与保存工作是一个严密系统，各项程序需要按照相应规范和标准有序推进，如数据交换、统一归档、技术应用等问题，都需要在严格管理下进行。然而实际中，部分企业单位未能针对档案数字化处理与保存构建科学的管理制度和规范标准，很多环节都处于松散、自由状态，无法为声像档案数字化管理提供准确度高、及时性强的支持和保障。由此会出现许多衍生问题，比如图像、声像档案材料归档混乱，内容易丢失，工作环节易重复，又或是档案工作者责任心和积极性不高，细节工作难以落实到位等。
2.3 管理存在一定安全风险
新型声像档案在经过数据处理之后的利用率极高，被广泛应用到各个行业中[2]。数字化技术为声像档案的处理与保存带来极大便利，但也容易出现各种安全风险问题。一方面，若安全防护不到位，数字化模式下的声像档案材料会有受到计算机病毒侵害的风险，从而导致数据受损或丢失；
另一方面，数字化技术依托网络载体，声像档案在传输入网过程中，若安全防护工作不到位，其中的机密内容、重要信息很容易被非法窃听或篡改，这会为档案工作造成极大不便。此外，数字化声像档案存在的形态并非传统录影带、录像带、磁带等实体模式，其位置不是固定的，若保密性变差，很可能会出现丢失、毁坏风险。
2.4 档案信息运用途径较窄
声像档案类型多样，材料内容繁多，在宣传报道、文化交流、信息交流、科学研究、经济建设等方面都发挥着重要作用。将其进行数字化处理与保存，应更好地发挥其在文化、教育、经济等方面的优势作用，优化其应用效果。然而从实际来看，部分企业单位习惯简单地将声像材料进行收集、整理和归档保存，似乎并未看到其数字化处理后的深层价值所在，从而导致其应用途径仍旧比较窄，运用效率也难以有效提升。因而在新时期背景下，广大企业单位要加强对于数字化声像档案应用的思考，并采用多元方式，更好地发挥其内在价值。
3 声像档案数字化处理与保存的价值及原则
3.1 声像档案数字化处理与保存的价值
（1）储存载体较小，有助于进行便捷操作。声像档案在经数字化处理后，海量信息内容都可进行数据压缩，并储存于计算机中。这样的方式相较于传统模式，能够极大程度上节省占地空间，减少资源消耗。同时，数字化设备具有高度集成和通用属性，在对数字化声像档案完成归档保存、分类处理后，若想要对内容进行查找，只需在综合档案库中输入关键词便可精准查询。
（2）易于共享利用，有助于实现资源互通。数字化声像档案为管理过程提供了便捷平台。查档者可以突破时空界限，运用信息设备完成声像档案的检索、借阅、浏览或下载，能够有效实现档案资源流动与互通，由此可以更好地发挥声像档案在人们生活中的应用价值，极大程度上提高档案共享便捷度。
（3）便于长期保存，有助于提高真实程度。与单纯的文字性档案材料不同，声像档案中所涵盖的内容更加多元，既有文字，又有图片、音频、视频等材料，其复杂程度决定了对保存质量的更高要求。经数字化处理与保存的声像档案，能够将原有的模拟信号转为数字信号，还可以实现复制、备份，提高声像档案的存储安全和内在信息的真实程度。
3.2 声像档案数字化处理与保存原则
3.2.1 规范性原则
没有规矩，不成方圆。在进行声像档案数字化处理和保存过程中，要按照一定的规范和标准来进行，以此确保声像档案的扫描上传、存储备份、归档整理、应用处理等过程不出差错，从而全面提高档案工作效率和应用效果。比如在对图像档案进行系统上传时，要根据一定标准对图像文件的大小、格式、分辨率、命名等方面进行严格管控，不可随意操作。在对录音材料进行数字化处理时，要注重用44.1KHz作为标准，存储格式应选为WAV或MP3。诸如此类的规范性处理要落实到每个流程的细节中，只有严守规范性原则，才能让声像档案数字化处理与保存过程更加高效。
3.2.2 安全性原则
随着声像档案数字化、智能化进程不断加快，互联网中潜在的安全问题也逐渐显现出来。例如，在数字化声像档案资料使用过程中，有的人会随意复制并进行对外传播，若相关部门缺乏完善的监督管理机制，违规操作难以被及时发现、查处，从而致使档案信息泄露。同时，数字化处理与保存过程中需要应用专业技术，若技术应用过程中出现违规失范行为，也容易对重要档案信息的安全性造成威胁。因而各单位需要始终把声像档案信息数字化处理和保存的安全问题放在重要位置，并积极采取多种措施，从源头上加以管控，确保各环节风险程度降至最低，从而确保档案信息安全。
3.3.3 效益性原则
声像档案信息取之于社会方方面面，是国家和人民的宝贵财富，同时又能够应用于社会各个领域，并对国家经济、文化、教育建设发挥积极作用。构建开阔的信息应用系统，档案资源的价值就能够得到更好显现。当下，随着声像档案数字化进程加快，能够为构建畅通、高效的信息共享渠道提供极大便利。对此，各单位要牢牢把握效益性原则，并充分利用数字化平台，促使声像档案信息在共享互通中创造更高效益和价值。
4 声像档案数字化处理与保存策略
4.1 声像档案数字化发展趋势与可行性分析
4.1.1 声像档案数字化发展趋势
随着时代发展，传统声像档案管理模式中的缺陷不断显现，档案信息的应用程度也难以贴合时代发展要求。以某机关事业单位为例，一些具有价值的声像档案多以光盘、磁带为载体存在，管理过程耗时耗力，人力成本、时间成本支出较高，会为单位造成沉重负担，而且随着时间推移，部分声像信息内容会出现霉变、变形问题，导致档案信息失真。此外，若想要借阅或浏览，过程十分繁琐，大大降低了档案材料的实用性。数字化模式下，声像档案能够更好地展现其生动直观等优势，并能够扩大其应用范围，提高其使用频率。在未来，声像档案数字化处理与保存也将更广泛地应用于各企业单位中，并促使海量声像档案资源焕发其较强运用价值。
4.1.2 声像档案数字化发展可行性分析
现如今，声像档案数字化处理与保存具有较强的可行性，一是强有力的技术支撑，比如在对音频、视频、图片等材料进行数字化格式转换的技术、电子扫描技术、PS修复技术、编辑压缩技术、仿真技术、信息迁移技术等，都已逐渐渗透到各个领域中，并得到了广泛应用，因而在进行声像档案处理与保存时，能够得到一定技术保障；
二是专业人才保障，现如今，数字化专业技术的人才不断涌现，能够为传统声像档案管理朝数字化管理推进奠定坚实基础；
三是良好的政策支持，当前，国家对于声像档案信息化管理给予了较高的重视，并出台多项政策大力支持，在系列政策保障下，有助于各单位企业声像档案数字化进程不断加快。
4.2 声像档案数字化处理与保存策略分析
4.2.1 开展专业培训，提高数字化管理保存质量
声像档案是一个庞大的信息库，要想使其获得数字化处理，需要有较为准确的思想认识和较高水平的技术应用。针对部分企业单位声像档案数字化处理与保存水平较为薄弱这一情况，应及时做好专业培训。在专业培训活动中，要着眼于理论和实践等多个层面，一方面要促使档案人员加强对于现阶段声像档案数字化处理与保存的价值认知及重点问题分析。另一方面要助力其专业技术水平得到稳步增长。例如，使其掌握如何对图像档案信息进行电子扫描、如何对视频资料进行数字化格式转换、如何对扫描文件加以注释、如何对声像材料进行归类等技术。此外，培训形式也可以多元化，比如外聘专业技术人员，开辟单位内部讲堂，又如外派学习，以此促使档案人员能够获得更多的学习机会。通过技术培训，既能自上而下地形成浓厚氛围，强化档案工作人员对于声像档案数字化管理的意识，又能妥善做好“收集、整理、管理、归档、运用”等各工作环节，有效地为声像档案数字化管理奠定坚实基础。
4.2.2 优化管理过程，致力于档案管理提质增效
随着我国科学技术的不断创新发展，传统的声像档案逐渐被新型声像档案形式所取代，新型声像档案经过数字化处理之后，实现声像档案的创新与发展具有较高的利用性与实用性特征[3]。数字化背景下，各单位档案部门要构建完善的体系，并从细节入手，对声像档案进行优化管理。
在此期间，首先要借助采集服务器做好信息收集工作，并对声像档案材料进行数字化转换，确保前后数据信息格式是统一的。例如，某单位开展重大活动、重要外事活动形成了对应的声像信息材料。要想对其进行数字化处理，需要档案工作人员从摄录阶段就产生长期保存意识，加强对视频材料分镜头、场景的关注，并对其中的人物信息、事件信息等进行编目，以避免重要信息流失。同时还要根据其性质做好分类整理和归档工作，确保档案内容的顺序性，避免混乱状况。此外，为了优化管理过程，并提高检索效率，档案部门还要根据实际情况，围绕图像材料、音视频材料做好数据库建设，数据库类型可以根据单位发展情况和具体特点，进行灵活构建，比如时间信息数据库、人物信息数据库、重大活动事项数据库等。无论是进行档案信息检索还是存储应用，完善的数据库支撑，都会提供极大便利。
4.2.3 加强安全意识，规避数字化管理保存风险
档案数字化是指将数字影音文件从一个计算机存储空间中去除后，用另一个计算机存储空间进行扫描、处理和分析的过程[4]。但其中也存在着一定安全风险，若稍有不慎，很容易使档案信息遗失或泄露，从而使整体管理水平大打折扣。对此，各企业单位要主动强化安全意识，做好各类风险规避准备。
首先，要加强安全教育工作，提高全员对于档案数字化处理与保存的安全重视，并提前制定好预警措施，确保在出现安全问题后能够高效应对。同时，要从细节上制定安全管理机制。比如，制定统一的格式转换标准，以此能够减少声像档案在数字化转换期间出现的文件破损问题，促使档案信息处于完整状态。还要做好档案存储硬盘的安全保障工作和备份工作，档案管理人员要定期对存储载体进行检测维护，若发现问题要及时处理，避免出现信息丢失或读取不完整问题。此外，还要注重技术规范性，确保声像档案数字化处理多个环节时刻处于合规合法状态，过程中，对于机密性较高的声像档案，要采取用户权限、设置复杂密码、设置防火墙等措施，以此减少档案被攻击、窃取等问题出现，着力确保各类档案信息实现长久性保存。
4.2.4 健全管理制度，完善数字化管理保存过程
基于数字化管理模式的高效和便捷，大大提高了档案管理工作的质量和效率[5]。广大企业单位要针对声像档案数字化管理活动，制定相关制度条例，用严格的要求对档案工作各环节进行规范和约束。
以某高校为例，针对声像档案数字化管理，可以从信息采集、数字化转换、数字化存储、数字化保管、资源共享、实践运用、安全管理等方面进行制度建设，比如：（1）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符；
（2）同属一类的照片要按照时间顺序编号，同时填写其底片号；
（3）声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，应使其系统起来。诸如此类的规范制度能够促使声像档案数字化处理与保存更加完善、流畅。同时，还要在此基础上着眼于校内档案工作者的行为规范、技术水平、日常工作情况进行监督管理，并辅以相应考核制度、监督制度。在完善的制度保障下，还要确保各流程有特定负责人，只有责任明确到个人，系列制度才能更好地发挥其实效作用，并有效提高声像档案信息化处理与保存水平。
4.2.5 依托先进技术，拓宽档案信息运用的路径
声像档案有其独特属性和较强应用价值。声像档案数字化能够提升声像档案的现实利用价值，有助于发挥声像档案的现实价值，促进档案管理水平的进一步发展[6]。然而部分企业单位却未能充分借助现代化手段对声像档案材料进行开发运用，从而导致其内在价值时常被淹没。基于此，各档案部门要及时转换思想，并以团结协作之势，做好声像档案的宣传运用。
以公立医院为例，档案员可以构建特定主题，比如医院发展历程、院内优秀代表介绍、科研专家简介等，并根据主题从诸多图像档案材料中进行精细化选择，然后将图像档案制作成电子画册、宣传册，以此展现单位良好风貌。
又以机关单位为例，在开展主题教育活动期间，档案工作人员可以把以往重大会议讲话之类的视频档案材料整理出来，并以PPT、微课等形式融入主题教育内容中，促使广大工作人员能够透过独具价值的档案材料获得思想上的洗礼。
此外，相关企业单位还可以加强声像档案网站建设，并做好声像档案材料的宣传、普及，以此方式能够提高档案材料的实践运用率，各领域人员可以结合自身需求，对声像档案内容进行浏览、下载，并从中获得知识文化熏陶，通过这样的形式，有助于声像档案信息价值更好发挥出来。
5 结语
综上所述，可以看到，随着时代发展，对声像档案进行数字化处理，能够促使档案安全、质量得以充分保障，有利于实现长久保存，并能更好展现其价值属性。然而在进行数字化管理过程中，仍存在诸多问题，这就需要各单位从制度、管理上加以支持，需要档案部门人员从思想认知上进行转变，从专业技术上进行优化精进，以此才能促使声像档案信息化处理与保存水平不断得以提升。
参考文献：
〔1〕王珺.浅析声像档案的数字化处理与保存[J].现代营销（信息版），2020，18（01）：167.
〔2〕叶晓韵.声像档案的数字化处理与长期保存对策[J].办公室业务，2020，29（08）：184-185.
〔3〕宋芳.声像档案数字化处理与长期保存对策[J].办公室业务，2019，28（11）：37.
〔4〕张妙龄.声像档案数字化处理与保存技术[J].数字技术与应用，2023，41（04）：116-118.
〔5〕张琛.论数字化背景下声像档案管理问题和对策[J].江西电力职业技术学院学报，2019，32（09）：17-18.
〔6〕刘明珠.数字化背景下声像档案管理机制探析[J].办公室业务，2020，29（11）：88+90.
猜你喜欢 声像档案数字化 数字化：让梦想成为未来交通建设与管理(2022年1期)2022-04-09家纺业亟待数字化赋能纺织科学研究(2021年6期)2021-07-15论经济学数字化的必要性英语文摘(2019年9期)2019-11-26高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-09-10高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-05-28医疗机构声像档案需看清现状找对策办公室业务(2016年11期)2017-01-09浅谈企业声像档案管理的现状及建议青春岁月(2016年22期)2016-12-23数字化制胜中国卫生(2016年2期)2016-11-12浅析水利工程建设中的声像档案管理科学与财富(2016年28期)2016-10-14企业声像档案数字化管理的实现探讨科技视界(2016年17期)2016-07-15